Stacey-Ann Delisser

• Assisté le Directeur de la DG Digit A, du Chef d'unité A1, Chef d'unité adjoint A1, de l'équipe, ainsi que la suppléance des Secrétaires de la direction A,
• Coordination de la boîte fonctionnelle : suivi et répondre aux courriels, et autres demandes externes (parties prenantes),
• Agent financier au soutient du processus de l'initiation du budget interne de l'unité (MAP et ABAC),
• Coordination et suivi des briefings (BASIS),
• Coordination des consultations interservices de la Direction A (DECIDE) + envoie des réponses,
• Coordination et préparation des réunions (Hybride) de groups d'expert (AGM, WEBDOR et V-Pass),
• Préparation des ordres de mission, réservation des tickets de transport et hôtels ainsi que les frais de remboursent (MIPS et NEO),
• Envoie et suivi des demandes traduction (POETRY),
• Traitement et suivi des courriers entrants et sortants, attribution des tâches CF aux collègues et mise en page des courriers du Cabinet et du Président conformément aux procédures, ainsi qu'archivage des documents selon le plan de classement de ARES,
• Gestion du personnel (congés, absences, etc) dans SYSPER,
• Gestion administrative des dossiers du personnel interne et externe, mise à jour des bases de données informatiques,
• Accueil physique des visiteurs : renseignement, orientation et conseil.
• Gestion des stocks et fournitures de bureau.

• Assisté le chef d'unité et du chef de secteur ainsi que l'équipe, backup de la secrétaire du chef d'unité,
• Coordination de la BF : suivi et attribution des courriers, et autres demandes externes (parties prenantes et associations),
• Suivi et coordination des briefings (BASIS),
• Correspondante Accès aux Documents (EASE),
• Préparation des Consultations InterServices, Actes de délégation et implémentation selon la procédure (DECIDE),
• Coordination et préparation des réunions (Hybride) de groups d'expert (AGM, WEBDOR et V-Pass), mise à jour de la liste des Etats Membres si nécessaire,
• Préparation des ordres de mission, réservation des tickets de transport et hôtels ainsi que les frais de remboursement (MIPS et NEO),
• Envoie et suivi des demandes traduction (POETRY),
• Traiter les courriers entrants et sortants, attribution des taches aux collègues responsables, mise en page des courriers du Cabinet du Commissaire et du Président ainsi que les courriers divers selon procédure et archiver les courriers selon le Plan de classement ARES,
• Gestion du personnel (congés, absences, etc) dans SYSPER.

• Administration : suivi et attribution des questions des membres, répondre aux questions des adhérents (formations, résiliation, changements, information personnelle, conférence, webinaire, lien des présentations, etc.), mise à jour de nos courriels et archiver sur le drive, vérification de la liste de nos adhérents pensionnés de la COM,
• Dialogue Social avec la RH : envoi des invitations (Outlook),
• Organisation de réunions présentiels et WebEx : Liste de présence (V-Pass), faire les demandes de vidéoconférences si nécessaire ( (Webdor) et vérification des connections lors des réunions et suivi des enregistrements à la demande de l'organisateur,
• Liste des adhérents : Demande mensuel de la nouvelle liste des adhérents au siège et mise en page selon nos besoin interne,
• Réunion hebdo du ComExCom (présentiels et WebEx) : Préparation de l'agenda avec l'équipe et suivi des présences
• Envoi invitation aux membres du ComExCOM,
• Prise de note lors des réunions (FR), diffusion de la minute aux membres
• Envoi des invitations Intersyndicale aux membres du ComExCOM,
• Tracts d'information syndicale : Coordination avec l'équipe de la communication, traduire FR ou EN selon version originale, formater et diffuser au personnel et pensionnés adhérents, envoyer les réactions du personnel aux membres de l'équipe et les sauver sur le drive,
• Divers : Commande de boissons et divers besoins pour les réunions, travail classique de secrétariat (téléphone, scan, fax, copies, e-mails, etc). Gestion des stocks et fournitures de bureau.

• Assisté le chef d'unité, le chef de secteur et son équipe,
• Suivi et mise à jour de l'agenda du chef d'unité et du chef de secteur,
• Envoie et mise à jour des courriers entrants et sortants, ), coordination des Questions Parlementaires et Ecrite pour le Cabinet du Commissaire, préparation et suivi des signataires selon procédure des plaintes (ARES),
• Réservation de salles de réunion (WEBDOR),
• Envoie et suivi des demandes traduction (POETRY),
• Suivi & coordination des demandes de briefings (BASIS)
• Préparation des missions, réservation des tickets de transport, des hôtels et
  et frais de remboursements (MIPS),
• Gestion du Personnel (présence, absence et congés (SYSPER),
• Mise à jour et archive des documents procédurales pour envoie.

MD III – Département de l'Europe et de l'Asie Central
MDR C3 – RH

• Assisté le Directeur Général, son Assistant politique et chef de division, suivi et mise à jour de leurs agenda,
• Organisation de réunions et réservation des salles de réunion,
• Suivie et coordination des briefings dans TSAR et des Questions Parlementaires,
• Envoie et mise à jour des courriers entrants et sortants (ARES),
• Gestion du personnel (présences, absences et congés) (SYSPER).

DG HR (3 mois)

DG DEVCO E3 - Finance, Contrats et Audit (6 mois)

DG SANCO – Produits médicaux, autorisation EMA (2 mois)

– Technologie de Santé et Cosmétique – Système de Soin Santé (3 mois)

PRO€INVEST – Centre de Développement d'Entreprise

• Gestion et préparation des appels d'offres, contrats, évaluations et répondre aux questions de consultants, planifications des ateliers et suivi des factures,
• Préparation des ordres de mission + réservation.

DG DEVCO F3 - Programme régional de voisinage de l'Est (3 mois)

• Assisté le chef de secteur et son équipe,
• Envoie des lettres d'Offre et de confirmation aux candidats (Agent temporaire, Agent contractuel & Fonctionnaire),
• Préparation des dossiers des candidats pour le département PMO (Paiement salaire et facturation),
• Préparation et envoi des contrats d'audit,
• Envoie et mise à jour des courriers entrants et sortants (ARES),
• Préparation des missions, réservation des tickets de transport, des hôtels et des frais de remboursements (MIPS),
• Envoie et suivi des demandes traduction (POETRY),
• Organisation des réunions (WEBDOR), suivi des factures.

DG TAXUD D3 - Contrôle de l'application du droit de l'UE et des aides d'Etat /fiscalité directe (18 mois)

EACI – Agence Exécutive de la Compétition et d'Innovation (6 mois)

DG MARE B – Politique et marché externe – Organisation Commun du Marché de la pêche (3 mois)

DG CONNCT – Technologies futures et émergentes – Systèmes et Components - Politique et Médias Audiovisuelle (12 mois)

DG DEVCO G (5 mois)

• Assisté le chef d'unité et son équipe,
• Envoi des invitations pour la revue des projets et réservation des salles de réunion,
• Coordination et suivi des demandes de briefing pour le Cabinet du Commissionnaire,
• Coordination des évaluations du personnel interne et mise à jours des rapports,
• Envoie et mise à jour des courriers entrants et sortants (ADONIS),
  Préparation des missions, réservation des tickets de transport, des hôtels et des frais de remboursements (MIPS),
• Envoie et suivi des demandes traduction (POETRY).