Virginie Van Hecke
Responsable Administrative - Support Qualité
Ghoy
Profil professionnel
Professionnelle polyvalente, rigoureuse et autonome, je dispose d’une expérience solide en gestion administrative, support commercial, coordination opérationnelle, sûreté aéroportuaire et gestion documentaire qualité (GMP) dans l’industrie pharmaceutique. Habituée aux environnements exigeants et réglementés, je combine sens de l’organisation, respect strict des procédures, communication claire et orientation service. Flexible et proactive, je m’adapte rapidement et assure un soutien fiable aux équipes, aux clients et aux partenaires.
Vue d'ensemble
14
14
years of professional experience
Expérience
Documentaliste
UCB
Braine-l'alleud
01.2025 - Actuel
- Gestion centralisée des documents qualité dans un environnement GMP
- Utilisation quotidienne de Veeva Vault
- Contrôle de version, mise à jour et distribution des SOP
- Gestion des flux documentaires et respect des principes Data Integrity (ALCOA+)
- Préparation documentaire pour audits internes/externes
- Support administratif complet aux équipes QA/QC : agendas, réunions, reporting
- Traitement des demandes internes dans le respect des délais réglementaires
Coordinatrice Administrative & Planning
Care & Cure SRL
Waterloo
01.2023 - 01.2025
- Gestion intégrale du secrétariat : accueil, appels entrants, courriers, emails, rédaction de documents et suivi administratif quotidien
- Coordination des plannings techniques : organisation des interventions, gestion des urgences et liaison entre les techniciens, la direction et les clients
- Suivi complet des dossiers clients : devis, commandes, contrats, facturation, rappels de paiement
- Support commercial : conseil client, présentation des solutions de sécurité (alarmes, vidéosurveillance), préparation des offres
- Interface centrale entre les clients, la direction et les équipes techniques
- Mise à jour, classement et archivage des documents internes (papier & digital)
- Gestion de la logistique administrative et amélioration de l’organisation interne
- Gestion autonome des priorités et résolution proactive des problèmes
Agent de Sécurité Aéroportuaire
G4S AVIATION
Zaventem
01.2020 - 01.2023
- Contrôle des passagers, bagages et accès sécurisés
- Application des procédures de sûreté aéroportuaire conformément aux normes européennes
- Surveillance des zones sensibles et gestion des flux
- Contrôle d’identité et vérification des documents de voyage
- Travail en équipe dans un environnement hautement réglementé
Assistante de direction
Powervap SRL
Woluwe-saint-pierre
01.2013 - 01.2020
- Gestion administrative 360° : facturation, encodage, gestion des stocks, commandes fournisseurs.
- Coordination du personnel : plannings, suivi des tâches, reporting Conseil client et vente en boutique .
- Gestion de caisse & suivi quotidien des ventes.
- Organisation logistique du point de vente.
- Fidélisation client & participation au développement commercial
Job étudiant
Randstad
Bruxelles
01.2011 - 01.2012
- Préparation des commandes et service au comptoir
- Accueil client, prise de commandes et encaissement
- Respect strict des normes d’hygiène et de sécurité alimentaire (HACCP)
- Travail en équipe dans un environnement dynamique
- Gestion du nettoyage et maintien de l’espace de travail
Compétences
Gestion administrative complète, organisation d’agendas et de plannings
Rédaction, mise en forme et suivi de documents
Suivi de dossiers clients : devis, commandes, facturation, paiements
Accueil professionnel, gestion des appels et communication claire
Coordination entre clients, direction, équipes techniques et QA/QC
Sens du service, relation client et résolution de problèmes
Gestion documentaire qualité (GMP), contrôle de version, conformité réglementaire
Utilisation de Veeva Vault - principes Data Integrity (ALCOA)
Préparation documentaire pour audits internes et externes
Contrôle de sûreté aéroportuaire (formation de base)
Application stricte des procédures Loi Tobback, surveillance et gestion des accès
Maîtrise du Pack Office 365 : Word, Excel, Outlook, PowerPoint
Rigueur, organisation, autonomie, polyvalence et adaptabilité
Gestion du stress, discrétion, sens des priorités et travail en équipe
Informations complémentaires
- Cuisine du monde
- Cinéma
- Voyages
Langues
Français
Langue maternelle
Anglais
Notions
Néerlandais
Débutant
Chronologie
Documentaliste
UCB
01.2025 - Actuel
Coordinatrice Administrative & Planning
Care & Cure SRL
01.2023 - 01.2025
Agent de Sécurité Aéroportuaire
G4S AVIATION
01.2020 - 01.2023
Assistante de direction
Powervap SRL
01.2013 - 01.2020
Job étudiant
Randstad
01.2011 - 01.2012